Durante los últimos años ha llegado a mi vida por diversos ámbitos aquello de crear pequeñas automatizaciones, sistemas o hábitos que conviertan algo repetitivo en algo en lo que ni siquiera tengas que pensar en hacer.
Siempre he pensado que no era algo en lo que personalmente tuviese que pararme a pensar, pero no ha sido hasta que he ido evolucionando en mi carrera profesional (también en mi vida personal) cuando he descubierto el gran potencial que esto tiene y sus beneficios.
¿Te ha pasado alguna vez que pierdes tiempo decidiendo qué hacer después o cómo abordar una tarea que ya has repetido cientos de veces? Seguro que sí. Debemos ser conscientes de que esto no solo nos consume tiempo sino también energía que podemos dedicar a las partes más creativas del día, o aquellas tareas complejas para las que tenemos que descubrir por primera vez como resolverla o sobre la que inconscientemente estamos creando estos sistemas, en definitiva, aquellas que requieren de un mayor esfuerzo mental.
¿Que son los sistemas / hábitos / automatizaciones?
- Hábitos: Acciones repetitivas y automáticas, como revisar el correo al inicio del día.
- Sistemas: Conjuntos de pasos interconectados que se activan por un estímulo concreto, como gestionar un pedido en una tienda.
- Automatizaciones: Uso de herramientas tecnológicas para que ciertos procesos ocurran sin intervención manual. Ejemplo: automatizar el envío de correos de confirmación en un negocio.
Beneficios de los sistemas
En este punto puede que ya te hagas una idea de aquellos beneficios que puede tener esto, pero imagínate el tiempo y energía que sería necesario ponerte a pensar cada vez que recibes un pedido todas aquellas tareas que necesitas realizar para prepararlo y en que orden es la manera más eficiente. Alomejor puedes permitírtelo cuando solo tienes 2 o 3 pedidos cada día pero la cosa se complicaría con 100 pedidos ¿verdad? Y seguro que con muchos menos, puede que con 10 ya nos estuviese consumiendo demasiado tiempo y nos sería imposible escalar el negocio.
1. Enfoque
Eliminar la necesidad de estar tomando constantemente decisiones sobre aquellas cosas que se repiten diariamente liberarán energía mental que podrá ser utilizada para aquellos nuevos retos que la requieren y que nos acercan a nuestros objetivos. No quiero decir con esto que nuestros sistemas no nos acerquen a ellos, como yo lo veo, los sistemas son aquellas tareas que en su día nos acercaron hacía nuestros objetivos y ahora actúan como base para poder alcanzar nuevos proyectos. Algo similar a la construcción de una casa, el primer paso para conseguir tu objetivo (tener una casa) es la construcción de los cimientos que luego se convertirán en la base para dar el siguiente paso.
Además, evitar tener que tomar decisiones constantes nos aleja de las distracciones. Si cada día lo empiezo poniendo mi correo al día no tendré que hacer un esfuerzo extra para tomar la decisión de revisar mi correo y no mis redes sociales. La clave, en mi opinión, es no negociar contigo mismo cada día, si caemos en esta rutina seguro que de vez en cuando nos convencemos de que es mucho más importante en este momento revisar redes sociales que el correo.
2. Productividad y bienestar
Quiero unir estas dos categorías ya que, sobretodo, durante mi etapa universitaria tenia la sensación (además, compartida con mis compañeros) de que cuantas más horas pasaba estudiando más productivo era y, por tanto, mejores resultados tendría aún descuidando nuestro bienestar. Pero no es así, simplemente no teníamos ningún sistema.
Ser conscientes de las tareas que vamos a realizar cada día, su orden, y la manera en la que van a ser realizadas nos va a permitir hacerlas de una manera más ágil, aumentando nuestra productividad y por consiguiente, reduciendo el tiempo que requerimos para realizarlas. Esto va a derivar en más tiempo libre que podremos dedicar a nuestros amigos o familia o a nuestros hobbies. Además, saber qué vamos a hacer, cómo y cuándo nos proporciona claridad y confianza, incluso cuando nos surja algún imprevisto (un informe que no nos habían pedido) ya que sabremos todas aquellas tareas que necesitamos para llevarlo a cabo de manera eficaz.
A esto se suma que garantizaremos una productividad sostenida en el tiempo, ya que no depende de momentos de motivación o en los que nos encontremos pletóricos, sino que al tener ciertos sistemas establecidos podremos resolver cada problema de la misma forma y con el mismo nivel de calidad.
3. Calidad
Estableciendo sistemas para distintos elementos de nuestro negocio nos permitirá tener consistencia en los resultados. Si antes de establecer el sistema le hemos dedicado el tiempo necesario para descubrir la manera más eficiente de desarrollarlo conseguiremos resultados consistentes y con una calidad determinada, lo que se traducirá en confianza por parte de nuestros clientes.
4. Escalar negocios
Por consiguiente, será más fácil y sostenible el escalado de negocios ya que conseguiremos una productividad sostenida en el tiempo, resultados que serán similares y consistentes entre sí, garantizando la calidad y el control.
5. Desarrollo personal
Como todo lo aplicado a los negocios podemos extrapolarlo a nuestra vida personal. Incorporar hábitos positivos nos ayudará a mantener un desarrollo constante y crear sistemas nos permitirá mantener la atención en lo importante. En definitiva, podremos mejorar nuestra disciplina.
Ejemplo: Preparar tu ropa de gimnasio la noche anterior es un pequeño hábito que elimina la fricción de tomar decisiones por la mañana, asegurándote de mantener tu rutina de ejercicio.
Una vez que establezcas sistemas y hábitos efectivos, es posible que debas compartirlos con tu equipo o colaboradores. Os invito a que les deis la oportunidad de cuestionarlos y buscar alternativas, puede que en muchos casos vean caminos que nosotros igual no hemos ni valorado.
¿Qué hábito o sistema puedes empezar a implementar hoy para simplificar tu día? Da el primer paso y experimenta cómo estos pequeños cambios pueden tener un gran impacto en tu vida.
No quiero acabar sin recomendar el libro de “Hábitos atómicos” de James Clear que sin duda ha jugado un papel fundamental en mi visión sobre los hábitos y sus beneficios. Este libro ofrece un enfoque práctico y accesible para crear hábitos mediante una metodología sencilla y potente.